駐馬來西亞台北經濟文化辦事處辦理文件證明服務簡介

                                          

 實施日期:2007103

 

本處辦理之文件證明業務,係應台灣各要證機關需要所作之配合行為,故非屬強制性質,各要證機關均可本於其權責,衡諸文件性質與用途,自行決定申請人所應繳驗之文件種類及需否送經本處證明。是以,申請人倘有在馬來西亞作成之文件需持往台灣使用,應先向各要證機關詢明相關規定,倘文件須經本處之文件證明程序,則應由申請人自行向本處申辦;而本處辦理文件證明,原則上,僅係就文件之形式效力予以證明,此亦為國際慣例,至文件內容、真偽等實質效力及是否合於各要證機關之申請要件,仍應由各要證機關審核後認定之,不在本處文件證明之範圍內。

申請人應填妥文件證明申請表,表內各項資料,務請逐項據實詳細填寫,並請繳驗身分證明文件,代理人並請繳交經馬國公證人(notary public)及馬國外交部驗證過之授權書(申請人倘人在台灣不克返回馬國,則請代理人繳交經台灣公證人及台灣外交部領務局驗證過之授權書),否則將被拒絕受理,申請人倘係未成年(未滿二十歲)由其父母代理時,得免繳授權書惟須出示親屬關係文件(如出生證明);所填寫內容倘有不實,申請人及代理人將可能觸犯中華民國刑法之偽造文書罪。

 

主要服務項目:在馬來西亞作成之文件持往台灣使用,須經本處予以形式效力之證明

受理地點本處地址: Level 7, Menara Yayasan Tun Razak, 200 Jalan Bukit Bintang, 55100 KL. Tel: 03-21614439, 21615508  Fax: 03-21610969

倘有疑問,歡迎以電子郵件致本處電子信箱(teco@po.jaring.my)詢問

 

服務時間    收件:週一至週五:09001200
( 公共假期除外 )發件:週一至週五:15301630

處理時間:一般案件於受理後三個工作天核發,特別案件或需要查證者,依
 照查證時間長短而定,一般最長不超過二個月。但文件須呈報外
 交部,或轉請其他相關機關查證者,最長不超過六個月。

                    個別案件之確定發件時間,請依照本處人員之告知為準。

          本處無翻譯及郵寄服務。

費用:商務文件或個人文件驗證每份55馬元

翻譯驗證每份110馬元

每份文件可要求加發影本,按件收取所定收費數額之二分之一規費

速件處理費:增收驗證費用之半數,可縮短一半之作業時間

※本說明係依據2007103日時點之領務規定撰寫,僅供參考之用,本處保有隨時變更本說明內容之權利,倘有變更,以本處領務櫃臺及公告欄之規定為準

辦理文件證明Q&A

第一部份  一般規定

一、     文件證明申請表填寫應注意事項。

答:申請文件證明均必須填寫申請表,填寫注意事項如下:

1)申請表內容均應詳實填寫。

                 2)申請表應由申請人親自簽名,並應提供身分證件正、影本。

                 3)申請案件應由申請人親自送件,倘無法親自送件,則請提供身分證件影本,並依下列方式辦理:

a.  申請人應出具書面授權書,授權第三人代為辦理,該授權書應經馬國公證人(Notary Public)驗證簽名屬實及馬國外交部驗證,被授權人則應詳實填寫申請表中代理人資料部份,並提供身分證件正、影本。

b.  申請人倘已在台灣,則前述書面授權書應經台灣地方法院公證人驗證簽名屬實及外交部領事事務局複驗,被授權人亦應詳實填寫申請表中之代理人資料部份,並提供身份證件正、影本。

二、     身分證件為何?
答:申請案應備文件中所指之身分證件係指馬來西亞身分證,中華民國國民則請另提出中華民國國民身分證或護照,外籍人士亦請另提出外籍護照。

 

 

 

第二部份  商務文件

 

一、     辦理一般商務文件驗證應備資料:
 答:應備文件:

1業經馬國政府認可之公證人(NOTARY PUBLIC)認證後,且經馬國外交部驗證屬實之商務文件正、影本(應加註文件發出日期及驗證日期)

2公司商業註冊登記證(FORM 9)影本

3)簽署商務文件者之身份證件正、影本;公司負責人護照正本,驗畢歸還(另備護照相關頁次影本資料乙份)

4)為該公司有權簽字人之證明文件影本(如:公司董事名冊(FORM 49)

5填寫申請表乙份並詳載用途

6原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

 

  

二、申請原產地文件驗證(供出口商品至台灣報關之用)應備資料:

答:應備文件

1)業經馬國政府認可之商會核發之原產地證明(Certificate of Origin),且經馬國外交部驗證屬實。

2)公司負責人護照正本,驗畢歸還(另備護照相關頁次影本資料乙份)

3)公司商業註冊登記證(FORM 9)

4)公司董事名冊(FORM 49)

5)工廠製造業執照(Manufacturing License):須註明生產項目。

6)工廠照片(Factory Photo)

7)貨單( Invoice )

8)信用狀( Letter of credit )或其他付款證明文件。

9)工廠產品小冊子( Brochure )

10Companies Commission of Malaysia (Suruhanjaya Syarikat Malaysia) Validity within 1 month(依據申請日期為定),須註明公司仍存在(existing)。

11)購買馬來西亞瓷土證明(申請瓷器(porcelain ware)出口至台灣之業者須提繳)

12)在馬來西亞本地種植之證明(申請農產品出口至台灣之業者須提繳)

13)填寫申請表乙份並詳載用途。

14)費用:原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元。

15)鑒於有中國產品經馬來西亞轉口至台灣之情形,台灣海關對馬國特殊項目之商品進口台灣予以嚴格審查,爰本處對此產地證明文件驗證之規定亦將隨台灣相關機關之要求而變更,為避免出口至台灣被海關留置而衍生倉儲損失,請於出口海運前先至本處辦妥原產地證明之驗證。並請於申請前來電詢問有關規定是否有所變更。

 

  

三、     商務合約驗證應特別注意事項:

答:除依照一般商務文件驗證應備資料內容,備齊簽約雙方之資料外,合約應經馬來西亞公證人(NOTARY PUBLIC)見證合約雙方簽約人之簽名屬實且經馬國外交部驗證屬實。簽字人倘非馬來西亞國籍,則應提出簽字時在馬國之入出境紀錄。

應備文件

1業經馬國政府認可之公證人認證後,且經馬國外交部驗證屬實之商務合約正、影本(應加註文件發出日期及驗證日期)

2)簽約雙方有效之公司商業註冊登記證(FORM 9)影本

3)雙方簽署商務文件者之身份證件正、影本;公司負責人護照正本,驗畢歸還(另備護照相關頁次影本資料乙份) (倘由一方提出申請,則簽約另一方僅需提出身分證件影本)

4)為該公司有權簽字人之證明文件影本(如:公司董事名冊(FORM 49)

5填寫申請表乙份並詳載用途

6原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

 

  

四、     公司授權書Power of Attorney)應如何辦理?

答:應備文件

1業經馬國政府認可之公證人(NOTARY PUBLIC)認證後,且經馬國外交部驗證屬實之公司授權書正、影本(應加註文件發出日期及驗證日期)

2公司商業註冊登記證(FORM 9)影本

3)簽署商務文件者之身份證件正、影本;公司負責人護照正本,驗畢歸還(另備護照相關頁次影本資料乙份)

4)為該公司有權簽字人之證明文件影本(如:公司董事名冊(FORM 49)

5填寫申請表乙份並詳載用途

6原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

 

※除依照一般商務文件驗證應備資料內容,備齊上述資料外,應特別注意下列事項:

1)授權書應經馬來西亞公證人見證簽字人簽字屬實

2)簽字人應提具有權代表公司簽字之文件

3)簽名處應列明簽字人之基本資料(姓名、頭銜等)

4)應加註授權書簽發日期及公證人驗證日期

 

 

五、  馬來西亞政府所發之公司註冊登記文件等應如何辦理驗證?(如:公司登記證、董事名冊、更改公司名稱等)

答:應備文件

1業經馬國政府認可之公證人(NOTARY PUBLIC)認證後,且經馬國外交部驗證屬實之公司註冊登記文件等正、影本(應加註文件發出日期及驗證日期)

2公司商業註冊登記證(FORM 9)影本

3)簽署商務文件者之身份證件正、影本;公司負責人護照正本,驗畢歸還(另備護照相關頁次影本資料乙份)

4)為該公司有權簽字人之證明文件影本(如:公司董事名冊(FORM 49)

5填寫申請表乙份並詳載用途

6原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

 

  

六;馬國稅務文件驗證供在馬台商或外商公司因在台灣報稅申請扣減之用應如何辦理?

答:應備文件

1業經馬國外交部驗證屬實之馬國稅務局出具之繳稅證明(收據)正、影本(應加註文件發出日期及驗證日期)

2公司商業註冊登記證(FORM 9)影本

3公司負責人護照正本,驗畢歸還(另備護照相關頁次影本資料乙份)

4)為該公司有權簽字人之證明文件影本(如:公司董事名冊(FORM 49)

5填寫申請表乙份並詳載用途

6原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

 

  

第三部份  個人文件

 

一、     台灣人與馬來西亞人(非回教徒)欲先在台灣結婚如何辦理兩國之結婚登記

答:

(一)至本處辦理馬國單身證明之驗證:

應備文件:

(1) 馬來西亞婚姻註冊總局核發之單身証明書,並經馬國外交部驗証屬實。

(2) 申請人護照正本,驗畢歸還(另備護照相關頁次影本資料乙份)

(3) 申請人需親自來本處接受面談。

(4) 填寫申請表乙份並詳載個人資料。

(5) 原文驗証費55馬元,翻譯驗証費110馬元。

(二)檢具以上本處驗證過之馬國單身證明送台灣外交部領事事務局複驗

(三)在台灣任一地方法院辦理公證結婚

(四)至戶籍所在地之戶政事務所辦理結婚登記

(五)持法院核發之英文結婚證書送外交部領事事務局驗證後,再呈馬國駐台友誼貿易中心複驗。

(六)申請人及配偶攜帶已經馬國駐台友誼貿易中心複驗之英文台灣結婚證書一正一副,並準備雙方護照(正本及影本各一份)半年內(逾期罰款)回馬國地方婚姻註冊局補登記,以補發馬國結婚證書。

(七)馬國結婚証書再送本處驗證

應備文件:

(1) 業經馬國外交部驗証屬實之馬國結婚証書正本(馬來文版)

(2) 依照原文翻譯成中文之文件。

(3) 申請人及配偶護照正本,驗畢歸還(另備護照相關頁次影本資料各乙份)

(4) 在台設有戶籍之配偶最近三個月之戶籍謄本正本(已有結婚登記)

(5) 填寫申請表乙份並詳載用途及馬籍配偶之公民資料。

(6) 申請人及配偶需親自前來本處面談。

(7) 費用:原文驗証費55馬元,翻譯驗証費110馬元。

·          以下有關部門資料供參考:Ministry of Foreign Affairs (馬來西亞外交部) Wisma Putra Complex No. 1, Jalan Wisma Putra 62602 Putrajaya. Tel: 603-88874000/馬來西亞婚姻註冊局TEL : 88807000駐台馬來西亞友誼貿易中心 Malaysian Friendship and Trade Centre, Taipei (MFTC) 105台北市敦化北路1028 Tel: 02-27132626 Fax: 02-25149864駐台馬來西亞友誼貿易中心(簽證處)  Malaysian Friendship and Trade Centre, Taipei (Visa Section) 105台北市敦化北路20512 Tel: 02-27167075 Fax: 02-27167580

 

二、     台灣人與馬來西亞人欲先在馬國結婚如何辦理兩國之結婚登記

答:

(一)台籍配偶請備妥於台灣法院宣誓之單身證明先至外交部領事事務局辦理驗證後經馬國駐台友誼貿易中心複驗。

(二)至馬國後,持上述經馬國駐台友誼貿易中心複驗之單身證明先至馬國外交部複驗

(三)再至馬國地方婚姻註冊局作結婚登記並申請核發馬國結婚證書。

(四)馬國結婚証書再送本處驗證

應備文件:

(1) 業經馬國外交部驗証屬實之馬國結婚証書正本(馬來文版)

(2) 依照原文翻譯成中文之文件。

(3) 申請人及配偶護照正本,驗畢歸還(另備護照相關頁次影本資料各乙份)

(4) 在台設有戶籍之配偶最近三個月之戶籍謄本正本

(5) 填寫申請表乙份並詳載用途及馬籍配偶之公民資料。

(6) 申請人及配偶需親自前來本處面談。

(7) 費用:原文驗証費55馬元,翻譯驗証費110馬元。

(四)持經本處驗證之馬國結婚證書回台灣後,至戶籍所在地之戶政事務所補登記在國外結婚事實。

 

·          以下有關部門資料供參考

Ministry of Foreign Affairs (馬來西亞外交部) Wisma Putra Complex No. 1, Jalan Wisma Putra 62602 Putrajaya. Tel: 603-88874000/馬來西亞婚姻註冊局TEL : 88807000駐台馬來西亞友誼貿易中心 Malaysian Friendship and Trade Centre, Taipei (MFTC) 105台北市敦化北路1028 Tel: 02-27132626 Fax: 02-25149864駐台馬來西亞友誼貿易中心(簽證處)  Malaysian Friendship and Trade Centre, Taipei (Visa Section) 105台北市敦化北路20512 Tel: 02-27167075 Fax: 02-27167580

 

 

三、個人授權書(委託書)應如何辦理?

答:申請人應親自來本處辦理,並在本處秘書面前親自在授權書上簽名,由本處見證其簽名屬實。

應備文件:

1)申請表

2)授權人身份證件正、影本

3)授權書正、影本

4)每份文件費用55馬元

 

  

四、     倘申請人無法親自前來本處辦理個人授權書(委託書),則應如何處理?

答:申請人倘無法親自前來本處,在本處秘書面前於個人授權書上簽名,則除應備齊前項問題所列之應備文件外,該授權書必須經由馬來西亞公證人見證其簽名屬實並經馬國外交部複驗後,再依照上述第一部份之第一項問題所述,申請人無法親自送件之方式辦理。

 

※注意:無法親自前來辦理之個人授權書式樣與親自辦理者不同。

 

  

五、     出生證明驗證應如何辦理?

答:出生證明可由父或母任一方為申請人提出申請,倘出生者已成年,亦可由出生者自己提出申請。

應備文件

1業經馬國外交部驗證屬實之出生證明正本(國民登記局核發之馬來文版)

2依照原文翻譯成中文

3申請人身份證件(護照)正、影本(倘由父或母提出申請,而出生者已成年,則亦應提供出生者身份證件影本)

4填寫申請表乙份並詳載用途

5原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

 

  

六、     死亡證書驗證應如何辦理?

答:死亡證書應由死亡者家屬提出申請。

應備文件

1業經馬國外交部驗證屬實之死亡證明正本(國民登記局核發之馬來文版)

2依照原文翻譯成中文

3)申請人為死亡者家屬之關係證明文件

4)申請人及死亡者身份證件正、影本

5填寫申請表乙份並詳載用途

6原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

 

   遺體火化成骨灰攜回台灣需準備死亡證明、火化證明,以備入境台灣時報關之用,此時尚無須本處驗證該等文件。惟為辦理後續之戶政機關死亡登記、死亡保險給付、殯葬等事宜,該死亡證明、火化證明等文件須經本處驗證。

   申請人倘已在台灣,無法親自送件,應出具書面授權書,授權在馬國親友代為辦理,前述書面授權書應經台灣地方法院公證人驗證簽名屬實及外交部領事事務局複驗,被授權人亦應詳實填寫申請表中之代理人資料部份,並提供身份證件正、影本。

 

七、結婚證書(男女雙方無一人為中華民國籍)驗證應如何辦理?

答:結婚證書可由婚姻當事人任一方提出驗證申請。

應備文件:

(1)              業經馬國外交部驗証屬實之馬國結婚証書正本(馬來文版)

(2)              依照原文翻譯成中文之文件。

(3)              申請人及配偶護照正本,驗畢歸還(另備護照相關頁次影本資料各乙份)

(4)              填寫申請表乙份並詳載用途。

(5)              費用:原文驗証費55馬元,翻譯驗証費110馬元。

 

  

八、離婚判決書驗證應如何辦理?

答:離婚判決書可由離婚當事人任一方提出驗證申請。惟倘非兩願離婚,則離婚呈請人需提供已將離婚呈請書送達答辯人之誓章副本,及送達認收書或法庭許可之報章刊登資料,以證明完成合法送達。

應備文件

1)申請人之身分證件正、影本及(本處視個案可要求申請人提供離婚另一方之身分證件影本)

2經馬國外交部驗証屬實之馬國法院終局確定判決(absolute decree nisi)書及馬國地方婚姻註冊局核發之離婚登記證明(divorce certificate)

(3)照原文翻譯成中文

4)請人需提供誓章副本,及送達認收書或法庭許可之報章刊登資料

(5)申請表乙份並詳載用途

6費用:原文驗証費55馬元,翻譯驗証費110馬元

 

  

九、馬國政府所發之其他個人文件應如何辦理驗證?(如:護照、駕照、身份證...等)

答:應備文件

1業經馬國外交部驗證屬實之護照、駕照、身份證影本

2依照原文翻譯成中文

3申請人身份證件(護照)正、影本

4填寫申請表乙份並詳載用途

5原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

 

 

十、健康檢查報告、疫苗注射紀錄等(供申請赴台居留簽證及入籍之用)應如何辦理驗證?

答:

(一)馬國公立醫院出具之健康檢查報告、疫苗注射紀錄

應備文件

1業經馬國外交部驗證屬實之健康檢查報告、疫苗注射紀錄正本

2依照原文翻譯成中文

3申請人身份證件(護照)正、影本

4填寫申請表乙份並詳載用途

5原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

 

(二)馬國私人醫院診所出具之健康檢查報告、疫苗注射紀錄

應備文件

1業經馬國公證人驗證屬實並經馬國外交部複驗之健康檢查報告、疫苗注射紀錄正本

2依照原文翻譯成中文

3申請人身份證件(護照)正、影本

4填寫申請表乙份並詳載用途

5原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

  

 

十一、學歷證件、成績單(外籍生赴台就讀之用)及在學證明(供役男返台再出境用)應如何辦理驗證?

答:

(一)台灣學校、馬國華文獨立中學及華文私立學院出具之文件

應備文件

1)申請人至本處填具授權書,授權本處直接向學校查證

2)馬國華文獨立中學及華文私立學院之學歷證件及成績單,倘係馬來文者應依照原文翻譯成中文

3申請人身份證件(護照)正、影本

4填寫申請表乙份並詳載用途

5原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

 

(二)台灣學校、馬國華文獨立中學及華文私立學院以外學校出具之文件

應備文件

1業經馬國教育部(Tel: 03-8888-8445/8446)驗證屬實並經馬國外交部(03-88874000)複驗之文件正本

※馬國教育部:

PEJABAT KHIDMAT PELANGGAN

ARAS 1, BLOK E8, PUTRAJAYA

Tel: 03-8888-8445/8446

Original certificate and 1 photocopy for each

No charge.

 

2依照原文翻譯成中文

3申請人身份證件(護照)正、影本

4填寫申請表乙份並詳載用途

5原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

 

※申請案件應由申請人親自送件,倘無法親自送件,則請提供身分證件影本,並依下列方式辦理:

a.  申請人應出具書面授權書,授權第三人代為辦理,該授權書應經馬國公證人(Notary Public)驗證簽名屬實及馬國外交部驗證,被授權人則應詳實填寫申請表中代理人資料部份,並提供身分證件正、影本。

b.  申請人倘已在台灣,則前述書面授權書應經台灣地方法院公證人驗證簽名屬實及外交部領事事務局複驗,被授權人亦應詳實填寫申請表中之代理人資料部份,並提供身份證件正、影本。

C.申請人倘係未成年(未滿二十歲)由其父母代理時,得免繳授權書, 惟須出示親屬關係文件(如出生證明)

  

十二、財力證明(外籍生赴台就讀之用)應如何辦理驗證?

答:應備文件

1填寫申請表乙份並詳載用途

2倘為馬來文之文件,依照原文翻譯成中文

3申請人身份證件(護照)正、影本

4業經馬國公證人驗證屬實並經馬國外交部複驗之財力證明文件(通常係銀行存款證明)正本

5原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

 

 十三、父母居住馬來西亞證明驗證(供在台工作居留馬籍人士因報稅申請撫養親屬扣減之用) 如何申請

答:應備文件

1業經馬國公證人驗證屬實並經馬國外交部複驗之父母居住馬來西亞證明文件(通常係父母於公證人前所做之受撫養法定宣誓書)正本

2倘為馬來文之文件,依照原文翻譯成中文

3申請人身份證件(護照)正、影本

4填寫申請表乙份並詳載用途

5原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

  

十四、如何申請台灣駕照翻譯驗證(供已擁有台灣駕照者欲至馬國轉換成馬國駕照之用)

答:應備文件

1中華民國駕照正、影本

2翻譯成英文

3申請人身份證件(護照)正、影本

4填寫申請表乙份並詳載用途

5翻譯驗證費110馬元

 

  

十五、如何申請馬國工作經歷證明驗証(供欲至台灣向勞委會申請工作許可函之用)

答:應備文件

1業經馬國公證人驗證屬實並經馬國外交部複驗之工作經歷證明(連續兩年之工作證明)文件(通常係任職公司出具)正本

2倘為馬來文之文件,依照原文翻譯成中文

3)公積金證明(EPF) (連續兩年工作期間繳納證明)

4)所得稅繳稅證明(FORM J) 連續兩年工作繳納證明)

5申請人身份證件(護照)正、影本

6填寫申請表乙份並詳載用途

7原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元

 

 

十六、如何申請馬國無犯罪紀錄證明或良民證(No Adverse Record or Good Conduct Certificate)驗證(供申請依(台灣配偶)親簽證之用)

答:應備文件

1馬國外交部核發出之無犯罪紀錄正本或馬國駐台友誼貿易中心核發並經馬國外交部複驗之無犯罪紀錄正本

2倘為馬來文之文件,依照原文翻譯成中文

3申請人身份證件(護照)正、影本

4填寫申請表乙份並詳載用途

5原文驗證費55馬元,翻譯驗證費110馬元。

  

 

第四部份  翻譯驗證

一、翻譯驗證應如何辦理?費用為何?

答:文件倘非中文作成,則除辦理原文件驗證外,可能另需辦理翻譯驗證(應先向要證機關詢問),翻譯應由申請人自行處理,本處不負翻譯之責,翻譯驗證費用每份文件110馬元。

 

 

                 辦理公證、文件驗證、認證收費 

        

      

       

遺囑公證

每份馬幣110

認證或文書證明(驗證)

每份馬幣55

譯本認證

每份馬幣110

閱覽或交付影本

每份馬幣55

速件處理費

所定收費數額之二分之一收取

 

1.處理時間:一般案件於受理後三個工作天核發,特別案件或需要查證
  者,依照查證時間長短而定,一般最長不超過二個月,但文件須呈報外
  交部,或轉請其他相關機關查證者,最長不超過六個月。

  個別案件之確定發件時間,請依照本處人員之告知為準。

2.繳交速件處理費,可縮短一半之作業時間。

3.每份文件可要求加發影本,按件收取所定收費數額之二分之一之規費。

4.因請求人之請求停止職務之執行或可歸責請求人之理由致不能完成職務
  之執行,所繳費用不予退費。